In der IT-Beratung sind kurze Umsetzungszyklen oder Sprints nicht mehr weg zu denken. Insbesondere in Unternehmen der Daseinsvorsorge wurden und werden Projekte jedoch oft in langen Laufzeiten gedacht. Dies hängt nicht nur mit den oft langjährigen Genehmigungen beim Bau von Anlagen zusammen, sondern auch an den etablierten Denkweisen. Gerade bei den aktuellen Herausforderungen, wie dem sich schnell entwickelnden Energiemarkt oder dieEinführung von IT-Elefanten wie z.B. S/4 HANA, bietet es sich an, Digitalisierungsprojekte in kürzeren Umsetzungszyklen bzw. Sprints zu planen. Wie auch Sie die Praktik erfolgreich für sich einsetzen können, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

‍

Mit Kleinschneiden von Projekten zum Erfolg in der Daseinsvorsorge

Agile Managementmethoden haben sich in vielen Unternehmen als vielversprechende Lösung für komplexe Digitalisierungsprojekte bewährt und finden sich zunehmend auch in Unternehmen der Daseinsvorsorge wieder. Doch trotz des Erfolgs können fehlende praktische Erfahrung und Methodenkenntnis Herausforderungen darstellen, an denen die Umsetzung scheitert.

Aus der Praxis wissen wir, dass der Start in ein agileres Projektmanagement ganz einfach gelingen kann, wenn man sich zu Beginn nur der Elemente und Methoden bedient, die man kennt, versteht und von denen man profitiert. In unseren Kundenprojekten haben wir mit einer Projektplanung in Sprints sehr gute Erfolge erzielen
können.
‍

Die aktuelle Situation der Daseinsvorsorge prägt den Erfolg Ihrer Projekte

Die unterschiedlichen Branchen der Daseinsvorsorge sehen sich derzeit mit einer Vielzahl von Anforderungen konfrontiert, die auch das Projektmanagement und den Prozessanspruch neu definieren.

Zum einen stellen die Digitalisierung und die schnelle Entwicklung neuer Technologien Unternehmen vor die Aufgabe, ihreI T-Infrastruktur und Prozesse zu modernisieren, um den Anforderungen der digitalen Welt gerecht zu werden und wettbewerbsfähig zu bleiben. Gleichzeitig müssen sie auch in der Lage sein, den Blick auf neue innovative Technologien zurichten, um zu verstehen, welche Entwicklungen in Zukunft auf sie zukommen werden.

Unternehmen der Daseinsvorsorge sind aufgrund ihrer speziellen Aufgaben außerdem einem starken Maß an Regulierung ausgesetzt. Die Anpassung an neue gesetzliche Vorschriften und die Erfüllung neuer Anforderungen des Gesetzgebers stellen anspruchsvolle Aufgaben dar.

Nicht zuletzt müssen Unternehmen sich aktuell verstärkt um die Gewinnung und Bindung von Fachkräften bemühen, um ihre Dienstleistungen vertragsgemäß zu erbringen und Digitalisierungsprojekte erfolgreich durchzuführen.
‍

Spezielle Herausforderungen erfordern ein angepasstes Projektmanagement

Projekte im Zusammenhang mit der digitalen Transformation sind oft langfristig und komplex. Sie erfordern eine kontinuierliche Verfügbarkeit von qualifizierten Mitarbeiter*innen.Insbesondere die hohe Abhängigkeit von hoch spezialisierten Fachkräften aus technischen Berufen in Kombination mit der angespannten Lage auf dem Arbeitsmarkt führt aktuell zu Planungsunsicherheiten und Verzögerungen bei der Projektumsetzung sowie Qualitätseinbußen durch fehlendes fachliches Know-how.

Außerdem laufen häufig mehrere Projekte parallel und Mitarbeiter*innen sind neben ihrer Linientätigkeit in mehrere Projekte eingebunden. Multiprojektmanagement erfordert immer ein hohes Maß an Erfahrung und Einsatz. Das sorgt bei Projektbeteiligten nicht selten für Überforderung, Überarbeitung und Demotivation, was wiederum zu steigender Mitarbeiterfluktuation und fehlender Bereitschaft führen kann, neue Ideen einzubringen und Optimierungspotenziale aufzudecken.

In Unternehmen wird diese Situation oft als aussichtslos empfunden, was zu Resignation auf allen Organisationsebenen führt. Dabei reichen bereits kleine Schritte oder eben ein kurzer Sprint, um diese negative Entwicklung zu durchbrechen und wieder neuen Enthusiasmus in der Mannschaft zu entfachen.
‍

So nutzen Sie Sprints, um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern

Sprints sind kurze, intensive Arbeitsphasen in denen komplexe Aufgaben in überschaubare und handhabbare Teilaufgaben unterteilt werden, um schnell ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis zu erreichen. In der Regel dauert ein Sprint zwischen einer Woche und einem Monat. Diesen Ansatz können Sie sehr wirksam in eine konventionelle Projektsteuerung integrieren und dabei folgende Vorteile nutzen:
‍

1. Häufiger Erfolge feiern
‍

Durch die Implementierung vonSprints können Langläuferprojekte in kurze, konzentrierte Zeiträume und kleinere Meilensteine aufgeteilt werden. Obwohl dies in der Vorbereitung etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt, hilft es den Projektverlauf zu vereinfachen. Große Arbeitspakete können so in gut verständliche und übersichtliche Aufgaben umgewandelt werden, die schnell umgesetzt werden können. Das ermöglicht ein Outcome-zentriertes Arbeiten und erlaubt es, immer wieder kleine Erfolge zu feiern. Das motiviert Projektbeteiligte und ihre Kolleg*innen gleichermaßen.
‍

2. Anpassungsfähigkeit steigern
‍

Die Arbeit in kurzen Zeitintervallen ermöglicht dem Projektteam einen besseren Überblick über den Projektfortschritt zu behalten und diesen regelmäßig in Form einer Retrospektive zu bewerten. Wenn sich Rahmenbedingungen ändern, kann das Team seine nächsten Schritte schnell neu priorisieren und den Projektplan frühzeitig anpassen. Diese Flexibilität bietet die Chance, aktuelle Entwicklungen am Markt in dieProjektplanung einzubeziehen und Planungsunsicherheiten besser zu meistern.
‍

3. Raum für die Entwicklung von neuen Ideen schaffen
‍

DerEinsatz von kurzen Sprints von ein bis zwei Wochen ermöglicht es einem Team, neue Innovationen und Themen wie beispielsweise neue Dienstleistungen, alternative IT-Systeme oder Projektideen kurzfristig auszuprobieren, zu testen und zu bewerten. Mitarbeiter*innen werden dadurch nur vorübergehend gebunden und kaum in ihren operativen Tagesaufgaben oder der Projektarbeit behindert. Auf diese Weise können auch bei hoher Arbeitsbelastung Optimierungspotenziale verfolgt und Innovationen risikofrei vorangetrieben werden. 
‍

4. Abhängigkeit von bestimmten Ressourcen verringern
‍

Die Planung in Sprints erhöht die Flexibilität der Ressourcenplanung. Nach Abschluss eines Sprints werden die Erfolge des letzten Sprints und die Aufgaben des nächsten Sprints neu geplant. Dadurch erhalten alle Projektmitglieder genügend Überblick, um das Projekt weiterzuführen, auch wenn Mitglieder aus dem Projekt ausscheiden, sei es aufgrund von geänderten Rahmenbedingungen, höherer Priorisierung anderer Aufgaben oder Krankheitsausfall. Diese Vorgehensweise erhöht die Chance, dass auch kleinere interne Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können, ohne sie unterbrechen zu müssen.
‍

Jeder Sprint zählt

Alles in allem kann man durch Sprints mit wenig Aufwand die Herausforderungen undHürden auf dem Weg zu einem erfolgreichen Abschluss von IT- und Digitalisierungsprojekten in der Daseinsvorsorge angehen. Beginnen Sie in kleinen Schritten und helfen Sie den Beteiligten damit Zugang zu dieser Methodik zu finden. Jeder Sprint bringt Sie einen Schritt näher zum Projekterfolg. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um sich schrittweise in ein Unternehmen zu transformieren, das sich in Zukunft als wettbewerbsfähiger Partner und attraktiver Arbeitgeber positioniert.